Veli toplantıları yüz yüze iletişimin planlamış ve aile eğitiminin vazgeçilmez unsurlardandır. Veli toplantıları aile ile karşılıklı bilgi alışverişinde bulunmak ve işbirliği yapmak için önemli fırsatlar yaratırlar. Bu toplantılarda öğretmenler, anne-babadan çocuk hakkında pek çok farklı şeyi öğrenebilir, eğitim sürecinin aile penceresinden nasıl göründüğü hakkında bilgi sahibi olabilirler. Formal veli toplantıları genellikle bireysel eğitim planı, davranış değiştirme planları gibi planların hazırlanabilmesi için, bir kriz durumu olduğunda ( örneğin öğrenci bir disiplin suçu işlediyse) veya rutin ilerleme raporlarının veli ile tartışılabilmesi için yapılabilirler.
Öğretmenler kimi zaman tüm veliler ile toplantılar düzenleyebilecekleri gibi, kimi zaman bireysel toplantılar organize edebilirler. Bireysel veya grup toplantıları olsun, bu toplantıların başarıya ulaşmasındaki en büyük etken iyi bir hazırlık yapılmış olmasıdır. Toplantıdan önce ailenin toplantı hakkında bilgilendirilmesi gerekir.
Velileri toplantıya çağırmak için aşağıdakine benzer bir kart aileye gönderilebilir.
…………….’nin değerli velisi
Çocuğunuzla ilişkili olarak ……/……/2013 tarihinde ve ……….. Saatinde toplantı yapmayı planlıyorum. Toplantıya katılmanızı rica ediyorum. Toplantı süremiz yaklaşık olarak 40 dakika sürecektir. Görüşmeye gelemeyecek durumda iseniz lütfen telefonla bizi bilgilendirin.
Sizinle toplantı yapmayı heyecanla bekliyorum.
………………………………………………………………….
Sınıf rehber öğretmeni
Veli toplantıları düzenlenirken öğretmen zihinsel ve fiziksel bir ön hazırlık yapmalıdır. Zihinsel hazırlık yaparken, öğrencinin performansını gösteren testleri, yazılıları, varsa portfolyosu incelenmelidir. Çocuk hakkında bütüncül bilgi toplanmalı, mümkünse çocuğun son zamanlardaki çalışma örneklerinden bir kaçı toplantı için hazır bulundurulmalıdır. Bütün bunlar yapılırken öğretmenin aynı zamanda ailenin geldiği kültür hakkında da bilgi edinmesi faydalı olacaktır.
Toplantıdan önce öğretmen hangi konuların tartılacağı hakkında bir taslak hazırlamış olmalıdır. Bu hazırlık aşamasında aynı zamanda ailenin sorma ihtimali olabilecek sorular hakkında da uygun cevaplar planlamalıdır.
Fiziksel olarak hazırlıktan kast edilen ise toplantı mekanının uygun olmasını sağlamaktır. Okul öncesi çocukların aileleri toplantıya çağrılacaksa ve toplantı sınıfta yapılacaksa uygun oturaklar ayarlanmalıdır. Öğrencilerin yaptığı çalışmalar sunum esnasında anne-babalara gösterilecekse bunlar hazır olmalıdır. Toplantı öğrencinin güçlü yönleri vurgulanarak başlatılmalı ve bitirilmelidir.
Öğretmen konuşmak istediği konularla ilgili olarak aileye somut örnekler sunmalı mesleki dil kullanmaktan kaçınıp, aileyi soru sormak için cesaretlendirmelidir. Toplantı da konuşmaların en azından %50’sinin çocuğun ailesi tarafından yapıldığına dikkat edilmelidir. Toplantı bitiminde aile ile birlikte konuyla alakalı yapılan hareket planı bir kez daha gözden geçirilmeli ve her şeyin açık olduğundan emin olunmalıdır. Toplantı bittikten sonra, görüşme ile ilgili dokümantasyon hazırlanmalı ve zaman zaman aile ile görüşülen konuların takibi yapılmalıdır.